Investigation

Améliorer la collaboration numérique entre agents et élus notamment pour la préparation et la tenue des Conseils municipaux (qui nécessite souvent de nombreux envois email – avec pièces jointes, aller-retour et échanges sur différentes versions d’un même document…).

 

Hypothèses problèmes

I) Quel est le problème que vous avez identifié ?

Au sein des petites collectivités, l'accès et le partage de l'information entre agents et élus est compliqué et chronophage.

Ultérieurement : plus contextualiser et préciser la notion de "compliqué" (timing, qualité de l'information, granularité etc.)

II) Qui est concerné par ce problème ?

Le problème impacte l'ensemble des élus et une grande partie des agents (notamment ceux en contact avec les élus, en position de management intermédiaire jusqu'à DGS mais d'une manière générale tout ceux qui produise et gère de l'information).

 

III) Quel est le préjudice (conséquences) du problème pour les usagers ?

Le préjudice est (i) une perte de temps / efficacité / efficience pour élus et agents et donc de l'action de la collectivité (ii) un risque sécuritaire et/ou juridique - recours à des outils non protégés ou non adapté s(iii) un risque psycho-social (infobésité, position de goulot d'étranglement, sur sollicitation).

Pas de statistiques disponibles à notre connaissance.

Le problème est quotidien et très fréquent.

Le problème s'aggrave avec la crise sanitaire (diminution des échanges physiques) et de la complexification du travail et des agents / élus (de plus en plus d'éléments à échanger)

 

IV) Quelles sont les principales causes du problème ?

Les hypôthèses sont :
- un manque de culture organisationnelle des collectivité pour du travail collaboratif / horizontal
- un manque de culture / compétence numérique (partagé ou spécifique à certaines fonctions ou élus) permettant de reccourir à des solutions permettant un échange facile et sécurisé des informations
- un manque de moyen / ressources des petites collectivités pour s'équiper en solution
- un manque de solution précisement adapté aux besoins des petites collectivité (outils simple/ visuel)

 

V) Pourquoi le problème vous semble-t-il actionnable ?

Le problème est actionnable [périmètre à définir]

Le problème est conscient au moins chez une partie des personnes impactées (à confirmer dans les entretiens).
Le problème peut être adressé dans sa globalité même si les enjeux sous jacent ne pourront pas forcément l'être aisément (culture organisationnelle, compétences, moyens etc.)

 

VI) Comment allez vous tester vos hypothèses problèmes ?

Hypothèse : voir partie I

Modalité de confrontation des hypothèses avec entretiens agents/ élus (entretiens organisés via collectivité partenaire) + benchmarking de solution existantes

 

Partie solution

VII) Quelle serait la finalité de votre solution ?

Fluidifier l'échange et l'accès, la gestion et la diffusion de l'information au sein des collectivité en fonction du statut de (élu, agent) et rôle (partie prenante ou non d'une mission ou projet) de chacun.

Comment peut-on améliorer la gestion de l’information (créée et collectée) et la communication interne d’une petite collectivité, en considérant les rôles de chacun (élu, agent, etc.) ?

RECHERCHE

Ce que nous avons découvert :

Les problèmes rencontrés par les agents

• Sursollicitation par les collègues ou élus pour récupérer, trouver l’information ;
  
• Une grande partie des agents ne sont pas formés à la maîtrise des outils numériques. Une approche de l’information centrée “infrastructure” et non pas usage ;
  
• Connaissance faible des bonnes pratiques & usages de communication : la complémentarité  des outils de communication (email, téléphone, rdv, chat, etc.) ;
  
• Des difficultés à travailler de manière transverse et faire cohabiter les approches “projet” et “gestion quotidienne” ;
  
• Problème de responsabilité sur les documents partagés : différer les droits d’accès en fonction du rôle et du profil ;
  
• Des pratiques numériques en miroir des pratiques organisationnelles et de gouvernance

Les problèmes rencontrés par les élus

• N’ont pas accès facilement à l’information et font face à une quantité disproportionné d’information ;
  
• Ne veulent pas perdre de temps avec des outils numériques ou utiliser le numérique à son minimum ;
  
• Sentiment d’un numérique subit (notamment en cas de participation à plusieurs instance) ;
  
• Forte hétérogénéité de culture et  compétences des élus face à l’usage des outils numériques et des méthodes de collaboration asynchrone ;
  
• Une absence de prise de conscience des enjeux ethiques et légaux de certaines pratiques ;
  
• Des difficultés à percevoir la plus value d’un changement de pratique

Nos hypothèses

Nos quatre hypothèses de départ sont globalement confirmées (et l’ont été en dehors de ces quatre collectivités)

#1 un manque de culture organisationnelle des collectivités concernant le travail collaboratif / horizontal ;

#2 un manque de culture / compétence numérique (partagé ou spécifique à certaines fonctions ou élus) permettant de recourir à des solutions permettant un échange facile et sécurisé des informations ;

#3 un manque de moyen / ressources des petites collectivités pour s'équiper en solution numérique ;

#4 un manque de solution précisément adapté aux besoins des petites collectivités (outils simple/ visuel)

Compréhension de nos observations

• La “solution” n’est pas que technologique mais demande une approche globale de conduite du changement au plus près des spécificité de chaque collectivité
• Les outils pouvant répondre au besoin des collectivités demeurent sur des fonctionnalités “basiques"

Solution imaginée

un outillage de la collaboration dans les collectivités

1. Une conduite du changement sous la forme d’une “formation-action” dédiée aux agents et élu
   1. > familiarisation avec les approches collaboratives et transversales
   2. > bonnes pratiques les outils de communication existants & dimensions légales / éthiques
   3. > compétences numériques, gestion de l’infobésité etc.
   4. Formation adaptée aux élus et agents (courtes, si possible avec du pair à pair etc.)

L’adaptation d’une plateforme numérique collaborative pour la gestion d’information asynchrone adaptée aux collectivités.

> Interface simplifiée pour une prise en main rapide

> Interfaces dédiées selon les métiers (service technique, budget, projets)

 

Fonctionnalités clés

🗂 Répertorier les données (fichiers, dossiers à en un lieu unique (et numérique) en respectant une arborescence dépendante de la collectivité et un moteur de recherche efficace

📝  Droit d’accès multiples en fonction de son rôle et son profil vis-à-vis du sujet/projet éditeur, commentateur, lecteur, none

🖥  Interface élu, où l’on retrouve l’information utile.isable pour ce dernier accès via un lien-bouton rapide (sans besoin de connaissance d’un outil Num spécifique).

 

Prérequis

💬 Maîtrise des usages et pratiques de communication interne via la complémentarité des outils disponibles (email, téléphone, chat, etc.

👩‍🎓 Maîtrise des outils numériques collaboratifs et de gestions

Autres

Agendas partagés, tableaux de bord visuels etc.

 

Impacts attendus

> des pratiques et compétences numériques plus homogènes au sein des collectivités

> des pratiques de collaboration 

• plus efficaces / efficientes (gain de temps) pour les élus et agents et donc l’action de la collectivité
• réduisant les risques sécuritaires et juridiques par le recours à des outils adaptée et protégé
• réduisant les risques psycho-sociaux des agents et élus (infobésité, position de goulot d'étranglement, sur sollicitation ...).

Piste de sortie envisagée

Expérimentation :

• Articuler finement conduite du changement et développement d’outil
• Disposer d’un équipe agent/élus moteur et capable d’influencer leur homologue
• Avoir une démarche par petits pas pour dépasser progressivement les freins
• Un périmètre d’expérimentation clair