Bases Tiers - Alertissimo

Problème visé

Les entreprises et autres organisations qui bénéficient d’aides de la Région rencontrent des problèmes de trésorerie par manque d’accompagnement et d’information tout au long de la vie du dossier d’aide.

• Les petites structures sont en difficulté pour monter leurs dossiers : grande complexité de la réglementation à respecter et manque d’informations claires sur les attendus.
• Les structures plus grosses ou plus expérimentées s’habituent à cette complexité (elles font avec), mais des clarifications ou des informations leur manquent (modifications des documents, évolution des règles dans le temps).
• Tous les bénéficiaires interrogés s’accordent sur le manque de visibilité concernant l’avancement de leur dossier et son délai de traitement : ce délai est trop long et surtout inconnu à l’avance.

Impacts pour les usagers : Tous les bénéficiaires ont souligné que ce manque d’information entraîne des difficultés financières, de projection de l’activité (plan de trésorerie), voire des licenciements.

Quant aux instructeurs d’aides : Les instructeurs insistent sur l’importance de l’animation qui doit se faire tout au long du dossier, aujourd’hui non réalisée de façon optimale par manque de temps, ou du turn-over des équipes (temps de formation sur la matière et appropriation des dossiers).

Hypothèses de solution

Un système d’alertes avec des messages automatiques envoyés aux porteurs aux étapes clés de leur dossier et la traçabilité des échanges. La solution optimale permettrait au bénéficiaire d’avoir un accès direct (« front office ») aux informations relatives à tous ses dossiers. Ce « front office », unique idéalement, (ou portail dédié ‘Alertissimo’), pourrait conserver les échanges entre le bénéficiaire et le service instructeur (principales étapes, délais et problématiques éventuelles). Il générerait des mails automatiques concernant les étapes clés du dossier.

Une présentation de ces propositions a été faite auprès de 6 bénéficiaires qui ont tous plébiscité la possibilité de recevoir des alertes aux étapes clés de leur dossier et d’être avertis des délais « envisageables ».

Suite pour l’équipe

Sujet SI à intégrer aux cahiers des charges d’évolution des logiciels utilisés par la Région pour gérer ces aides. Idée appréciée, les intrapreneur.e.s seront sollicité.e.s en interne sur ce sujet.