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Investigation

Localisation : Argelès-sur-Mer

Mission : Développer la culture projet et les méthodes de travail collaboratives au sein de commune

Fiche Problème

La communauté d’Argeles, 10 500 habitants, a mis en place un nouveau projet de mandat. Afin de mettre en place plus de transversalité, elle souhaite diffuser une culture projet au sein de la collectivité. 

🔎 Phase de Recherche

A travers la réalisation d’ateliers et d’entretiens, la phase de recherche a permis d’identifier les points suivants :

Pour les chefs de projet, le constat est :

  • un manque de visibilité sur le projet de mandat et sur les décisions des bureaux municipaux
  • une absence de formation sur la méthode projet
  • un manque de temps
  • un rôle flou pour les chefs de projet désignés

Pour les élus & la direction, on identifie : 

  • Un manque de visibilité sur l’avancement des projets
  • Une gouvernance et des instances qui gagneraient à être plus structurée
  • Une culture de l’itératif, peu compatible avec une approche projet trop lourde

La problématique retenue est comment faire pour développer la culture projet au sein de la collectivité ?

 

Conclusion

💡Propositions de solution

Solution 1 : Diffuser une culture projet plus collaborative

Pour les agents nommés chefs de projet qui manquent de connaissance et de maîtrise du mode projet nous proposons un plan d’accompagnement pour diffuser une nouvelle culture afin de les faire monter en compétences par le faire (avec l’appui d’un spécialiste) et par les retours d’expériences des pairs (développer l’esprit collaboratif)

Eléments clés : 
📌 Partage d’une culture projet commune (projet type, livrables attendus, outils …)
👩‍🏫 Un coach qui accompagne les chefs de projet à prendre en main leurs rôles et à monter en compétences
💬 La mise en place de moments de partage entre pairs ( ex : ateliers de  Codev)
🧰 Formation et accompagnement aux outils d’animation d’une équipe projet (rituels, outils d’animation,

Solution 2 : Clarifier le modèle de gouvernance

Pour la DGS et les élus qui manquent de visibilité sur les projets et doivent réaliser des arbitrages nous proposons une clarification de la gouvernance et un tableau de bord stratégique afin de communiquer sur l’avancement des projets et faire arbitrer les décisions au niveau approprié
Eléments clés : 
📌 Un schéma de gouvernance claire (Quelles instances ? Qui ? Fréquence ? Intrant ? Livrables ?) et qui explique le sens du passage en mode projet
👨‍🏫 Un tableau de bord présentant les principaux jalons, les réalisations, les difficultés rencontrées, les arbitrages éventuels.
💬 Une définition des modalités d’animation de ces instances (rôle de chacun, déroulé, agenda, règles de prise de parole et modalités de vote).