Montreuil est une collectivité de près de 2200 agents. Dans un contexte où le travail hybride se développe, la collectivité s’interroge sur la mise en cohérence des outils numériques et le déploiement de nouvelles méthodes de travail au sein de ses services. 

🔎 Phase de Recherche

La phase de recherche, réalisée à travers une série d’entretiens, d’ateliers et d’un questionnaire quantitatif a mis en avant : 
Une multiplication des outils officiels et officieux qui nuit à la collaboration (sentiment d’inégalité, doublons, difficultés de prises en main) et crée un risque de sécurité des données. Une hétérogénéité d’outils qui amène les agents à se limiter à l’outil le plus universel : le mail. 
Des outils dont la performance est parfois limité (capacité de stockage, fonctionnalités manquantes, incompatibilité des outils avec l’externe …)
Un manque de connaissances et de compétences des agents dans les usages numériques
Une absence de culture collaborative : elle n’est pas partagée et personne n’est garant des bonnes pratiques collaboratives.

La phase de recherche a fait émerger trois problématiques liées :
🛠 Comment faire pour proposer des outils collaboratifs performants
🤝 Comment faire pour partager des pratiques collaboratives communes
👩‍💻 Comment faire pour développer la maîtrise et les usages des outils collaboratifs

Le problème  : Comment faire pour améliorer les pratiques collaboratives entre les agents de Montreuil dans un contexte de travail hybride ?

💡Propositions de solution

Solution 1 : déploiement de PIX au sein de Montreuil

Pour les agents de Montreuil qui, dans un contexte de travail hybride, doivent développer leur maîtrise du numériques et des outils collaboratifs, nous proposons un dispositif d’évaluation et d’auto-formation au numérique et aux outils collaboratifs afin de les aider à gagner en autonomie et développer de bonnes pratiques dans l’usage du numérique. 

En collaboration avec la startup d'État PIX, nous souhaitons : 
🪜 Permettre à tous les agents d’évaluer, grâce à un référentiel reconnu, leurs connaissances et compétences numériques.
🧑‍🏫 Proposer un parcours de formations adapté au niveau de l’agent pour lui permettre d’acquérir un niveau de compétence minimum.
🎓 Une possibilité de certifier son niveau de compétences

Afin de valider cette piste de solution, une phase d’expérimentation est proposée avec un parcours sur la maîtrise des compétences collaboratives (cadrage T4 2021, lancement T1 2022)

Nous évaluerons l’impact de la manière suivante :

• Nombre d’utilisateurs de PIX
• Nombre de participants aux formations PIX
• Evolution du niveau des agents (suite à la formation)

Solution 2 : développer une culture commune de la collaboration

Pour les agents de Montreuil qui sont obligés de s’aligner sur des pratiques collaboratives pauvres, nous proposons d’opérer une transformation de notre culture de la collaboration vers plus d’agilité. Tester en situation réelle de nouvelles pratiques collaboratives.
L’objectif étant de favoriser l’implication des agents dans la réussite des projets et  permettre de gagner en efficience.

Cette solution proposera :
🪜 Une culture de la collaboration et des pratiques partagées par tous
🧑‍🏫 Une formation des nouveaux arrivants pour s’approprier les pratiques internes
📣  Des responsables d’équipes & des chefs de projets garants et promoteur de cette culture collaborative

Notre proposition est d’expérimenter cette piste de solution sur un cas concret afin de tester : 

• un écosystème d’outils collaboratifs
• Les bonnes pratiques de collaboration (avec et sans les outils)

L’expérimentation proposée s’étalera de T4 2021 à fin T1 2022.  

L’objectif sera de documenter cette expérience, d’en réaliser une rétrospective et de proposer un plan d’actions pour diffuser les bonnes pratiques au sein de la collectivité. 
L’impact sera mesuré par le taux de recommandations des pratiques collaboratives utilisées par les participants au cours de l’expérimentation.  

Solution 3 : déployer des outils collaboratifs performants.

Cette troisième piste de réflexion est réintégrée dans le cadre des travaux de la DSI.